Cas client : un audit RH qui révèle des risques invisibles au quotidien

Dans un précédent article, nous avons expliqué à partir de quand un audit RH peut être utile pour une PME. Mais concrètement, que peut révéler un audit RH lorsqu'on prend le temps d'analyser les pratiques d'une entreprise ?

Voici un exemple concret d'une mission réalisée par S'RH, anonymisée pour préserver la confidentialité du client.

Un audit RH ne sert pas uniquement à rechercher des erreurs ou des non-conformités. Il permet aussi de prendre du recul sur le fonctionnement réel de l'entreprise, de mettre en évidence des sujets qui passent inaperçus au quotidien et surtout de prioriser les actions à mener.

Dans cette PME industrielle, l'entreprise disposait déjà de bonnes pratiques RH. Pourtant, l'audit a fait ressortir plusieurs zones de vigilance que la direction ne soupçonnait pas.

Le contexte : une nouvelle direction qui souhaite y voir clair

L'entreprise, qui compte une dizaine de salariés, vient de connaître un changement de direction. Son activité commerciale est en croissance mais plusieurs départs ont toutefois eu lieu récemment.

La nouvelle direction souhaite alors prendre du recul sur la situation RH : les pratiques sont-elles suffisamment sécurisées ? L'organisation est-elle adaptée ? Quels sont les sujets à traiter en priorité ?

Comme dans beaucoup de PME, la fonction RH s'était construite progressivement, au fil des besoins, sans véritable remise à plat depuis la création ou la reprise de l'activité.

L'objectif n'était donc pas de "chercher des problèmes", mais de disposer d'une vision objective de la situation RH.

Pourquoi réaliser un audit RH ?

Le nouveau directeur souhaitait :

• disposer d'un état des lieux objectif des pratiques RH, notamment sur le plan juridique ;
• bénéficier d'un regard extérieur et opérationnel ;
• identifier les forces et les éventuelles zones de risque ;
• déterminer les priorités d'action pour sécuriser l'entreprise et accompagner son développement.

L'enjeu était également de pouvoir bénéficier de cette expertise sans avoir à recruter immédiatement un DRH à temps plein.

Une analyse en 3 étapes

L'audit RH s'est déroulé sur environ une journée et demie.

1. Analyse des documents et pratiques RH

Plusieurs éléments ont été examinés : contrats de travail, dossiers du personnel, registre unique du personnel, règlement intérieur, DUERP, organigramme, outils de suivi des temps et des congés, entretiens professionnels et annuels ou encore plan de formation.

2. Échanges avec la direction

L'analyse documentaire ne suffit pas à comprendre une organisation.

Des échanges avec la direction ont donc permis de confronter les documents aux pratiques réellement mises en œuvre et de mieux comprendre le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

3. Restitution et priorisation

Les constats ont ensuite été regroupés dans un rapport d'audit structuré.

Une réunion de restitution avec la direction a permis de présenter les conclusions et surtout de hiérarchiser les actions à engager.

C'est un point essentiel dans un audit RH en PME : identifier les sujets importants, mais aussi déterminer lesquels doivent être traités en premier.

Ce que l'audit RH a révélé : des bases solides, mais plusieurs angles morts

Premier constat : l'entreprise disposait déjà d'un socle RH plutôt bien tenu.

La gestion administrative de base était assurée, le DUERP était réalisé, les contrats de travail étaient formalisés et la convention collective applicable était correctement identifiée et mise en œuvre.

Il n'était donc pas question de repartir de zéro.

Mais l'analyse a également fait apparaître plusieurs zones de vigilance que la direction n'avait pas nécessairement identifiées dans la gestion quotidienne.

Des soldes de congés particulièrement importants

Plusieurs salariés cumulaient des soldes de congés importants, avec des reports pouvant atteindre plusieurs dizaines de jours.

Au-delà de la question administrative, une telle situation mérite d'être analysée : l'employeur doit permettre aux salariés de prendre effectivement leurs congés et doit également être attentif à leur charge de travail.

Le sujet représentait donc à la fois un point de vigilance juridique et un enjeu de prévention.

Des contrats de travail devenus hétérogènes

Les contrats et avenants avaient été rédigés à différentes périodes.

L'audit a mis en évidence des clauses devenues hétérogènes et, pour certaines, nécessitant d'être revues au regard du cadre applicable : référence conventionnelle inadaptée dans une clause de forfait jours, mentions à compléter pour certains postes, etc.

Pris individuellement, ces éléments peuvent sembler secondaires. Leur accumulation montre toutefois l'intérêt de procéder régulièrement à une remise à plat des documents RH.

Un règlement intérieur à sécuriser

Certaines dispositions du règlement intérieur nécessitaient également d'être revues ou précisées, notamment concernant certaines procédures disciplinaires et le recours à l'alcootest.

L'enjeu n'était pas seulement de mettre le document à jour, mais de s'assurer que les règles applicables dans l'entreprise soient claires, cohérentes et juridiquement sécurisées.

Des entretiens annuels réalisés… mais pas les entretiens professionnels

L'entreprise réalisait bien des entretiens annuels d'évaluation, mais pas les entretiens de parcours professionnel, pourtant obligatoires et dont le contenu est encadré par la loi.

Cette confusion est fréquente dans les TPE et PME : les dirigeants pensent parfois que les entretiens annuels, qui ne sont pas obligatoires mais restent une pratique recommandée, suffisent à répondre à cette obligation.

Or, les deux démarches n'ont pas le même objectif : l'entretien annuel porte notamment sur le travail et les objectifs, tandis que l'entretien de parcours professionnel est consacré au parcours, aux perspectives d'évolution et aux besoins en formation.

Une organisation qui méritait d'être davantage formalisée

Enfin, l'analyse a fait apparaître des zones de flou dans l'organisation : absence de fiches de poste, missions parfois insuffisamment formalisées entre les services et difficulté à suivre précisément l'activité et la charge de travail de certains salariés au forfait jours.

Ici, l'enjeu dépassait la seule conformité RH : il concernait directement l'organisation et le management.

Des constats à l'action : prioriser avec la direction

Un audit RH peut faire ressortir de nombreux points de vigilance. Pour un dirigeant de PME, l'enjeu n'est pas pour autant de tout traiter simultanément.

À l'issue de l'analyse, les constats ont été présentés et discutés avec la direction afin de mettre en perspective leur niveau de risque, leur urgence, mais aussi leur impact sur le fonctionnement de l'entreprise.

Cette étape permet de définir avec la direction une feuille de route réaliste, en tenant compte des priorités de l'entreprise et de ses capacités d'action.

Dans ce cas, les actions ont ainsi été réparties en trois niveaux :

• À traiter en priorité : les sujets présentant les risques les plus immédiats, notamment les congés, le suivi de la charge de travail, les entretiens de parcours professionnel et la sécurisation de certains documents RH.

• À structurer ensuite : les pratiques nécessitant un cadrage plus formel, comme l'organisation du temps de travail, les fiches de poste ou la politique de déplacement.

• À inscrire dans la durée : la centralisation des documents RH, l'harmonisation des processus et le développement des compétences.

L'objectif n'était donc pas simplement de remettre un rapport à la direction, mais de l'aider à déterminer par quoi commencer et à passer concrètement du constat à l'action.

Ce que cet audit RH a permis de mettre en évidence

Cette mission illustre bien l'intérêt d'un audit RH pour une PME.

L'entreprise ne partait pas d'une situation problématique. Elle disposait déjà de plusieurs bonnes pratiques et d'un socle administratif solide.

Mais certaines fragilités étaient devenues invisibles dans la gestion quotidienne.

C'est précisément ce qu'un audit permet de faire ressortir :

• ce qui fonctionne déjà ;
• ce qui présente un risque ;
• ce qui doit être structuré ;
• et ce qui peut attendre.

L'objectif n'est donc pas de produire un constat anxiogène ou un rapport de conformité de plusieurs dizaines de pages.

Il s'agit de donner au dirigeant une vision claire de sa situation RH et un plan d'action réaliste et priorisé.

Vous vous demandez si votre entreprise a besoin d'un audit RH ?

Un audit RH peut être particulièrement utile lorsqu'une entreprise grandit, change de direction, rencontre des difficultés d'organisation ou souhaite simplement prendre du recul sur ses pratiques.

Vous souhaitez faire le point sur vos enjeux RH ?

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