DRH externalisé : combien ça coûte pour une PME ?

C'est souvent la première question que se posent les dirigeants avant de faire appel à un DRH externalisé… mais aussi celle qu'ils n'osent pas toujours poser lors d'un premier échange.

Pourtant, c'est une question légitime : quel budget faut-il prévoir pour un DRH externalisé ? Est-ce réellement intéressant pour une PME ? Et comment est calculé le tarif ?

Voici des réponses concrètes, avec des ordres de grandeur pour vous aider à y voir plus clair.

Un DRH salarié et un DRH externalisé : deux logiques différentes

Avant de comparer les coûts, il faut comprendre que les deux modèles ne répondent pas exactement au même besoin.

Un DRH salarié est présent dans l'entreprise à temps plein. Il peut suivre les sujets au quotidien, être disponible pour les salariés et les managers et s'inscrire pleinement dans le fonctionnement de l'organisation.

Pour certaines entreprises, cette présence permanente est indispensable.

Mais toutes les PME n'ont pas suffisamment de sujets RH pour justifier la présence d'un professionnel RH cinq jours par semaine.

Le DRH externalisé fonctionne différemment : l'entreprise bénéficie d'une expertise RH expérimentée, mais sur un temps d'intervention adapté à ses besoins. Il peut intervenir quelques jours par mois, une journée par semaine ou davantage selon les périodes.

L'intérêt est donc de ne pas dimensionner les ressources RH sur un temps plein lorsque les besoins de l'entreprise ne le justifient pas.

Les différentes façons de faire appel à un DRH externalisé

Il existe principalement deux types d'intervention.

Une mission RH ponctuelle

Certaines entreprises font appel à un DRH externalisé pour répondre à un besoin précis :

• audit RH ; 
• mise en conformité ; 
• organisation des élections CSE ; 
• accompagnement d'un recrutement ; 
• structuration des entretiens professionnels ou annuels ; 
• création ou amélioration des outils RH. 

Dans ce cas, l'intervention est généralement proposée au forfait. Le tarif dépend du périmètre de la mission, de la taille de l'entreprise et du niveau d'analyse attendu.

À titre indicatif, un audit RH peut représenter un investissement compris entre 1 000 € et 1 500 € HT pour une petite structure. Le budget peut ensuite évoluer pour une entreprise plus importante ou un audit couvrant davantage de sujets RH.

Une mission ponctuelle peut répondre à un besoin précis, mais elle peut également constituer une première étape pour identifier les priorités RH de l'entreprise.

Un DRH externalisé à temps partagé

Certaines PME ont besoin d'un accompagnement régulier, sans pour autant recruter un DRH à temps plein.

Le DRH externalisé à temps partagé intervient alors selon un rythme défini : quelques jours par mois, une journée par semaine ou davantage selon les besoins de l'entreprise.

La facturation est généralement mensuelle et dépend du volume d'intervention prévu.

Pour un accompagnement régulier d'environ une journée par semaine, il faut généralement compter entre 3 000 € et 4 000 € HT par mois, selon l'expérience du consultant, la complexité de l'entreprise et les missions confiées.

Quels éléments font varier le coût d'un DRH externalisé ?

Il n'existe pas de tarif unique, car chaque entreprise a une situation différente.

Plusieurs éléments influencent le budget :

1. La taille de l'entreprise

Le nombre de salariés impacte directement le volume de sujets à traiter : contrats, recrutement, entretiens, formation, relations sociales, accompagnement des managers…

2. La situation de départ

Une entreprise qui souhaite simplement structurer ses pratiques RH n'aura pas les mêmes besoins qu'une entreprise qui doit rattraper plusieurs années de retard ou sécuriser des pratiques existantes.

3. Le secteur d'activité

Certaines activités présentent des enjeux RH plus complexes : conventions collectives spécifiques, organisation du travail particulière, environnement réglementé, difficultés de recrutement…

4. Les objectifs de l'entreprise

Le budget dépend également de ce que l'entreprise souhaite accomplir :

• sécuriser ses pratiques RH ; 
• professionnaliser son management ; 
• recruter plus efficacement ; 
• préparer une phase de croissance ; 
• accompagner une transformation. 
  

Pourquoi faire appel à un DRH externalisé plutôt que recruter ?

Pour une PME, la question n'est pas seulement de savoir combien coûte une ressource RH, mais surtout de quel niveau d'accompagnement l'entreprise a réellement besoin.

Recruter en interne permet d'avoir une personne présente au quotidien. C'est un véritable avantage lorsque le volume de sujets RH justifie un poste à temps plein.

Mais cela signifie également créer un poste permanent, avec les coûts et les contraintes associés au recrutement d'un salarié.

Le DRH externalisé fonctionne différemment. L'entreprise peut bénéficier d'une expertise RH expérimentée, sans nécessairement avoir besoin de recruter un DRH à temps plein.

Pour une PME, cela permet notamment de :

• bénéficier d'une expertise senior sans créer nécessairement un poste de DRH à temps plein ; 
• adapter le temps d'intervention à l'activité et aux priorités de l'entreprise ; 
• faire intervenir un professionnel opérationnel sur des sujets qui dépassent parfois les compétences disponibles en interne ; 
• conserver de la souplesse lorsque les besoins RH évoluent.

Une PME n'a pas forcément besoin de moins de RH qu'une grande entreprise : elle a souvent besoin de RH différemment.

Les sujets existent bien — recrutement, contrats, management, droit social, formation, organisation, relations sociales — mais ils ne nécessitent pas toujours la présence d'un professionnel RH cinq jours par semaine.

Le DRH externalisé permet justement de mobiliser cette expertise lorsque l'entreprise en a besoin, sans dimensionner le poste sur un temps plein.

Le DRH externalisé est-il donc moins cher ?

Dans beaucoup de situations, le coût global peut être plus faible qu'une organisation RH à temps plein, mais ce n'est pas le seul intérêt du modèle.

La comparaison doit surtout tenir compte du niveau d'expertise recherché, du temps réellement nécessaire et des besoins de l'entreprise.

Le véritable intérêt du DRH externalisé est de pouvoir accéder au bon niveau d'expertise, au bon moment et avec un niveau d'engagement adapté.

Une entreprise qui n'a besoin que d'une journée de présence RH par semaine n'a pas nécessairement intérêt à financer un poste à temps plein.

À l'inverse, une entreprise qui a besoin d'une présence RH quotidienne et d'un suivi permanent des équipes pourra avoir intérêt à internaliser cette fonction.

Le bon choix dépend donc moins du prix affiché que de l'adéquation entre les besoins de l'entreprise et le niveau de ressources RH mobilisé.

Comment connaître le budget adapté à votre entreprise ?

Les montants présentés dans cet article donnent des ordres de grandeur. Le coût réel dépendra toujours de votre situation : effectif, organisation, problématiques rencontrées et objectifs recherchés.

Un premier échange permet d'identifier le format le plus adapté : mission ponctuelle ou accompagnement régulier à temps partagé.

L'objectif n'est pas de proposer le plus gros dispositif possible, mais de trouver le niveau d'accompagnement réellement utile pour votre entreprise.

Vous vous demandez quel accompagnement RH serait adapté à votre entreprise ?

Chaque PME a ses propres enjeux et son propre niveau de maturité RH.

Lors d'un premier échange de 30 minutes, nous faisons le point sur votre situation, vos priorités et vos besoins pour déterminer si une mission ponctuelle ou un accompagnement régulier en DRH externalisé est le plus pertinent.