Vous vous apprêtez à embaucher votre premier salarié ? Bonne nouvelle, ça veut dire que ça tourne. Mais avant de vous réjouir trop vite, sachez qu'un certain nombre d'obligations tombent sur vos épaules dès cette première embauche — pas à partir de 5, 10 ou 50 salariés. Dès le premier!

Voici, sans jargon, ce qu'il faut avoir en tête.

Avant même que le salarié arrive

La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) : c'est la formalité numéro 1. Elle se fait en ligne, sur le site de l'URSSAF, avant l'arrivée du salarié. Sans elle, vous êtes en tort dès le premier jour. Comptez quelques minutes pour la remplir.

Le contrat de travail : pour un CDI à temps plein, ce n'est pas obligatoire par la loi, mais c'est fortement conseillé. Pourquoi s'en priver ? Un contrat écrit évite les malentendus sur le poste, le salaire, les horaires. Pour un CDD ou un temps partiel, en revanche, l'écrit est obligatoire.

La convention collective : chaque entreprise en dépend d'une, liée à son activité. Elle fixe des règles minimales (salaire, période d'essai, classification du poste...) que vous devez respecter dès le premier salarié. Si vous ne savez pas laquelle s'applique à vous, c'est le premier point à vérifier — beaucoup de dirigeants l'ignorent tout simplement.

Dès que le salarié est là

Le registre unique du personnel : un document (papier ou numérique) qui liste chaque salarié qui passe dans votre entreprise. Ce n'est pas un simple listing : le Code du travail impose des mentions précises (identité, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, type de contrat, dates d'entrée et de sortie...), inscrites de façon indélébile au moment de l'embauche. Obligatoire dès le premier, et c'est souvent le premier document que l'inspection du travail vous demandera en cas de contrôle — des mentions manquantes ou incomplètes peuvent être sanctionnées au même titre qu'une absence de registre.

Le document d'information sur la relation de travail : depuis novembre 2023, vous devez remettre à chaque salarié un document écrit reprenant les informations essentielles de son emploi (poste, rémunération, durée du travail, congés, procédure en cas de rupture...). Une partie doit être transmise sous 7 jours, le reste sous 30 jours. C'est une obligation récente que beaucoup de petites structures ignorent encore.

L'affichage obligatoire : quelques informations doivent être visibles ou accessibles pour votre salarié — coordonnées de l'inspection du travail, consignes de sécurité, règles sur le tabac et la vape, égalité femmes-hommes. Pas besoin d'un mur couvert d'affiches, mais ces informations doivent exister quelque part et être accessibles.

La visite médicale : votre salarié doit voir un médecin du travail dans les 3 mois suivant son arrivée (plus tôt pour certains métiers à risque). Ça implique d'adhérer à un service de santé au travail dès le départ — une démarche à anticiper, pas à découvrir le jour J.

Le suivi du temps de travail : Dès le premier salarié, vous devez pouvoir dire combien d'heures il a travaillé, s'il a fait des heures supplémentaires, s'il a eu ses repos obligatoires. Un tableau Excel bien tenu peut suffire au début — l'important, c'est d'avoir quelque chose de fiable, pas forcément un logiciel coûteux. Mais la jurisprudence est claire sur un point : c'est à vous, employeur, de prouver la fiabilité de ce décompte en cas de litige. Un Excel rempli au fil de l'eau tient la route ; un tableau reconstitué a posteriori, lui, pèse beaucoup moins lourd devant les prud'hommes.

Le document que beaucoup oublient : le DUERP

Le DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels) liste les risques liés à chaque poste de travail. Il est obligatoire dès le premier salarié, quelle que soit votre activité — même dans un bureau, il y a des risques à identifier (posture, écrans, déplacements...). En dessous de 11 salariés, pas besoin de le remettre à jour chaque année : une actualisation s'impose seulement en cas d'aménagement important de l'organisation ou dès qu'une information nouvelle sur un risque apparaît. C'est un document qu'on oublie facilement, jusqu'au jour d'un contrôle ou d'un accident.

Les protections sociales à prévoir

La mutuelle d'entreprise : sauf exceptions, elle est obligatoire dès le premier salarié, avec une participation minimale de votre part au financement.

La prévoyance : selon votre convention collective, elle peut aussi être obligatoire, parfois seulement pour les cadres. À vérifier selon votre secteur.

Un rendez-vous qu'on oublie souvent : l'entretien de parcours professionnel

Vous devez proposer  Dans l'année qui suit l'embauche de votre salarié vous devez organiser un premier entretien de parcours professionnel, puis renouveler le rendez-vous tous les 4 ans — c'est différent de l'entretien annuel classique, qui porte sur les résultats et les objectifs. Ici, on parle de compétences, de formation, d'évolution du poste, de mobilité.

Un état des lieux récapitulatif du parcours du salarié est en plus exigé tous les 8 ans.

Beaucoup de dirigeants de TPE voient cet entretien comme une formalité de plus à cocher — c'est pourtant une bonne occasion de repérer un besoin de formation avant qu'il ne devienne un problème, ou d'entendre une insatisfaction avant qu'elle ne pousse un salarié vers la sortie.

Bien mené, c'est un vrai outil de management, pas seulement une case à remplir.

Pourquoi c'est difficile à gérer seul

Rien de tout ça n'est insurmontable pris un par un. Le problème, c'est l'accumulation : toutes ces obligations tombent en même temps que vous devez gérer votre activité, vos clients, votre trésorerie. Beaucoup de TPE découvrent ces règles au pire moment — un contrôle, un accident, un conflit avec un salarié — alors qu'il suffisait de les vérifier en amont.

Si vous voulez vous assurer que tout est en ordre sans y passer vos soirées, une mission de mise en conformité réglementaire permet de faire le point en une fois et de repartir sur des bases saines

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